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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Introduction

La présente Politique de protection des données et de la vie privée explique en détail la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons les données à caractère personnel que vous nous communiquez à travers l'utilisation de notre Site web et dans vos interactions avec nous.

Dans le souci de protéger votre vie privée, Truvox vous informe clairement sur la manière dont vos données sont utilisées.

Nous sommes susceptibles de mettre à jour et de modifier régulièrement la présente Politique de protection des données et de la vie privée. Nous vous conseillons donc de consulter régulièrement cette page pour vérifier que vous êtes d'accord avec les stipulations. Vous serez toutefois notifié de toute modification importante.

Licéité du traitement de vos données à caractère personnel

La législation sur la protection des données nous autorise à collecter et utiliser vos données à caractère personnel, à condition de remplir les conditions suivantes:

  • Consentement
    Nous vous demandons toujours votre accord avant de collecter et de traiter vos données à caractère personnel.
    Par exemple, si vous souhaitez vous inscrire à notre newsletter, vous devez cocher la case correspondante.
  • Obligations contractuelles
    Nous devons utiliser vos données à caractère personnel pour exécuter nos obligations contractuelles à votre égard.
    Par exemple, nous avons besoin de vos données personnelles, notamment de votre nom et de votre adresse, pour vous livrer un produit.
  • Obligation légale ou réglementaire
    Par exemple, nous avons besoin de communiquer vos données à caractère personnel aux forces de l'ordre en cas d'implication dans une activité frauduleuse ou criminelle.
  • Intérêt légitime
    L'Intérêt légitime désigne l'intérêt de notre entreprise dans l'organisation et la conduite de ses activités, dans le but de vous offrir un service/produit parfait ainsi qu'une expérience optimale et parfaitement sécurisée.
    Par exemple, nous pouvons vous envoyer des offres promotionnelles sur la base de l'historique de vos achats.
Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?

Nous pouvons collecter les informations suivantes vous concernant:

  • Données à caractère personnel, notamment le nom, l'intitulé et le nom de votre entreprise
  • Coordonnés, notamment adresse email, numéro de téléphone, adresse et code postaux
  • Adresses IP
  • Informations collectées par les cookies de votre navigateur web (voir la section Utilisation de vos cookies)
  • Nous verrons votre nom d'utilisateur si vous vous connectez, publiez des commentaires ou d'autres contenus sur les réseaux sociaux tels que Facebook, Twitter et LinkedIn.
Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous utilisons plusieurs méthodes pour collecter les données que vous nous communiquez ou vous concernant:

  • Formulaires pour l'ouverture de nouveaux comptes clients
  • Demandes de renseignements sur nos produits via le site web, par email ou par téléphone
  • Réponse à une enquête auprès de nos clients (dont vous pourrez obtenir les résultats si vous le souhaitez)
  • Visite de notre stand dans le cadre d'une exposition ou d'un salon
  • Interactions avec nous sur des réseaux sociaux
  • Achat de l'un de nos produits
  • Inscription à notre newsletter
  • Si vous avez autorisé un tiers à partager avec nous les informations vous concernant en sa possession, par exemple, un revendeur agréé Truvox dont vous êtes client souhaite vous livrer directement le produit.
Comment et pourquoi utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous vous avertissons du motif de la collecte des données et vous expliquons la manière dont elles seront utilisées au moment où vous nous les communiquez. Vous pouvez à tout moment modifier les autorisations de traitement de vos données.

Méthodes et raisons pour lesquelles nous traitons vos données :

  • ouverture d'un compte client et instauration d'échanges commerciaux
  • livraison de produits ou prestation de services

Par exemple, si nous recourons à des transporteurs tiers pour vous livrer nos produits, nous devrons leur communiquer vos coordonnées, notamment votre nom, votre adresse et vos coordonnées. Nous faisons également appel à des sous-traitants tiers pour assurer l'entretien et la maintenance de nos machines. Nous devons là encore transmettre vos coordonnées pour organiser une visite.

Si vous ne nous autorisez pas à transférer vos coordonnées, nous ne pouvons pas exécuter nos obligations contractuelles envers vous.

  • Pour répondre à vos demandes de renseignements sur nos produits ou résoudre des problèmes.

Vous pouvez par exemple nous contacter par téléphone, par email ou via notre site web. Nous devons vous contacter directement pour obtenir des renseignements précis sur le problème et vous aider à trouver une solution. Nous pouvons également communiquer vos coordonnées en interne au sein de Truvox à la personne la plus à même de répondre à votre demande.

  • Pour vous envoyer des communications par email, notamment des newsletters et autres informations importantes sur nos activités

Nous communiquerons avec vous à des fins marketing uniquement si vous êtes entré en contact actif avec nous au cours de l'année précédente ou si vous avez choisi de recevoir nos communications. Par exemple, nous vous enverrons via Mailchimp nos newsletters qui décrivent les mises à jour de nos produits, les lancements de nouveaux produits et les promotions à venir. Nous pouvons également envoyer des informations de nature commerciale concernant nos produits et leurs tarifs à nos clients actifs.

Vous êtes libre de vous désabonner à tout moment. Vous trouverez un lien de désabonnement à la fin de tous nos emails.

Nous attirons votre attention sur le fait que si nous avons une raison légitime de communiquer avec vous ou que nous devons le faire pour exécuter nos obligations contractuelles à votre égard, nous pouvons vous envoyer des communications dans la mesure autorisée par la loi pour vous informer des changements affectant nos services. Il peut s'agir par exemple de mises à jour de la présente Politique, de nouveaux tarifs, d'une réorganisation de notre entreprise, d’une modification de nos Conditions générales et d'informations que nous sommes légalement tenus de vous transmettre concernant vos commandes. Ces emails de nature essentiellement commerciale ne comprendront aucun contenu promotionnel et nous n'avons pas besoin de votre consentement pour vous envoyer l'email. Si nous n'utilisions pas vos données à caractère personnel à cette fin, nous ne pourrions pas exécuter nos obligations légales.

  • Pour assurer le suivi de commentaires ou de demandes publiés sur les réseaux sociaux sur lesquels nous sommes présents

Par exemple, si vous manifestez un intérêt pour un produit dont nous avons fait la promotion sur un réseau social, nous communiquerons vos coordonnées à un commercial Truvox qui vous recontactera pour vous renseigner.

  • Pour vous communiquer les résultats d'une enquête client à laquelle vous avez répondu.

Par exemple, nous envoyons certaines enquêtes via Survey Monkey, afin de vous recontacter pour discuter de vos réponses. Nous vous contacterons donc pour assurer un suivi.

  • Analyser vos données pour améliorer notre site web, nos produits/services, nos activités marketing, relations avec nos clients et l'expérience de ces derniers

Nous souhaitons communiquer à nos clients des informations pertinentes sur les produits qui les intéressent, tout en leur offrant un service parfait. Nous identifions les pages web qui sont les plus visitées pour ajuster notre stratégie marketing

Si vous ne nous communiquez pas les Données à caractère personnel demandées en vertu du contrat ou que vous êtes légalement tenu de nous communiquer, nous ne pourrons pas exécuter nos obligations contractuelles dans le cadre de la vente de produits ou de prestations de services. Dans ce cas, nous ne pourrons pas vous livrer le produit ni assurer nos services.

Protection de vos données à caractère personnel

Truvox a mis en place plusieurs procédures dans le cadre de l'application du RGPD :

  • Tous les collaborateurs Truvox ont reçu une formation sur le RGPD et le traitement de vos données à caractère personnel
  • L'accès à vos données à caractère personnel est restreint aux collaborateurs/services strictement nécessaires
  • Les éventuelles copies physiques sont conservées de manière sécurisée.
  • Vos données à caractère personnel seront examinées régulièrement et effacées si nécessaire, en fonction des procédures mises en place dans chaque département.
  • Toutes les informations personnelles sont transférées par email chiffré vers des serveurs sécurisés sur un site auquel quelques personnes seulement ont accès.

Truvox est une entreprise de Tacony Corporation, société américaine qui stocke les données à caractère personnel sur son système informatique pour le compte de Truvox International Limited dans un environnement d'essai destiné à l'implémentation d'un logiciel d'ERP appelé Epicor.

Ces données à caractère personnel comprennent :

  • les noms des clients et fournisseurs de Truvox International Limited ;
  • les noms des employés et du personnel des clients de Truvox International Limited ;
  • les noms des employés et du personnel des fournisseurs de Truvox International Limited ;

Ces données à caractère personnel sont conservées et traitées de manière sûre, conformément à la politique et aux procédures mises en place par Truvox dans le cadre du RGPD.

Pendant combien de temps conserverez-vous mes données à caractère personnel ?

Nous conserverons vos données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, notamment pour l'exécution de nos obligations légales, comptables et fiscales.

Par exemple, nos obligations légales et contractuelles nous obligent à conserver les détails de vos commandes pendant 2 à 7 ans (en fonction de votre pays de résidence).

La loi nous oblige à conserver les factures pendant 6 ans.

Par exemple, notre service marketing vérifiera chaque trimestre la liste des abonnés à notre newsletter. Si un abonné n'a pas ouvert les 20 derniers emails qui lui ont été envoyés, nous lui enverrons un courrier lui demandant de confirmer son inscription à la newsletter. En l'absence de confirmation, il sera supprimé de la liste de nos abonnés.

Dans certains cas, à des fins de recherche ou de statistiques, nous procéderons à l'anonymisation de vos données à caractère personnel, ce qui signifie qu'elles ne seront plus associées à vous.

Par exemple, si vous venez nous rendre visite sur notre stand dans le cadre d'une exposition, nous conserverons vos coordonnées pendant une période limitée, au terme de laquelle nous conserverons uniquement le nombre de visiteurs par pays, région ou type d'activité.

Avec qui partagerons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous devons parfois partager les données à caractère personnel vous concernant avec des tiers de confiance, notamment :

  • des transporteurs tels que TNT, UPS pour les petits colis ou d'autres, spécialisés dans le transport sur palettes.
  • les techniciens de notre service après-vente
  • l'administration fiscale et douanière, les autorités de réglementation et autres considérées comme sous-traitants et co-responsables du traitement basées au Royaume-Uni, auxquelles nous sommes tenus de signaler nos activités de traitement dans certaines circonstances.
  • Les pouvoirs publics, par exemple dans le cadre d'activités frauduleuses ou illégales
Vos droits sur vos données à caractère personnel

En vertu de la législation sur la protection des données, vous disposez d’autres droits sur le traitement des données à caractère personnel vous concernant :

  • Accès à vos données à caractère personnel (« demande d'accès par la personne concernée ») Vous pouvez recevoir une copie des données à caractère personnel vous concernant en notre possession pour que vous puissiez vérifier que nous sommes légalement autorisés à les traiter.
  • Correction des données à caractère personnel en notre possession Vous pouvez demander à faire corriger les données incomplètes ou obsolètes vous concernant mais nous devrons vérifier l'exactitude de ces nouvelles données.
  • Effacement de vos données à caractère personnel Vous pouvez demander la suppression ou l'effacement de vos données à caractère personnel si nous n'avons aucune raison commerciale ou légale de continuer à les traiter.
  • Refuser le traitement de vos données à caractère personnel dans notre intérêt légitime (ou dans celui d'un tiers). Si vous préférez refuser le traitement de vos données parce que vous pensez qu'il affecte vos droits et libertés fondamentaux.
  • Restreindre le traitement de vos données à caractère personnel. Vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos données à caractère personnel dans les scénarios suivants : (a) vous voulez que nous vérifions l'exactitude des données ; (b) l'utilisation des données est illégale mais vous ne demandez pas à ce que les données soient effacées ; (c) vous avez besoin que nous conservions les données alors que nous n'en avons plus besoin pour vous aider à déterminer le bien-fondé d'un recours en justice, exercer un recours en justice ou vous défendre devant les tribunaux ; ou (d) la loi nous autorise à traiter vos données même si vous en avez refusé le traitement.
  • Demande de récupération de vos données personnelles, par vous-même ou un tiers Nous vous enverrons, à vous ou au tiers de votre choix, vos données dans un format ouvert et lisible par machine.Nous attirons votre attention sur le fait que ce droit s'applique uniquement aux renseignements automatisés que vous nous avez initialement autorisés à utiliser ou aux informations utilisés dans le cadre de nos obligations contractuelles envers vous.
  • Retrait de votre consentement à tout moment alors que nous en avons besoin pour le traitement de vos données à caractère personnel. Toutefois, cette mesure n'affecte pas la léicité du traitement effectué avant le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement, nous ne pourrons peut-être plus continuer à assurer nos services. Nous nous permettrons donc de vous conseiller si vous retirez votre consentement.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous envoyer un email à l'adresse sales@truvox.com en demandant l'accès par la personne concernée en vertu du GDPR-005.

  • Aucun frais dans la plupart des cas – Vous n'avez aucun frais à payer pour accéder à vos données à caractère personnel (ou exercer vos autres droits). Toutefois, nous pouvons vous facturer des frais raisonnables si votre demande est clairement infondée, répétitive ou excessive. Les demandes de ce type peuvent également être refusées.
  • Nos attentes à votre égard – pour protéger vos données à caractère personnel, nous devons vérifier votre identité avant de satisfaire votre demande d'accès à vos données à caractère personnel (ou l'exercice de vos autres droits). Il s'agit d'une mesure de sécurité pour nous assurer que les données à caractère personnel ne sont pas divulguées à un tiers non autorisé. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander d'autres informations afin d'accélérer la réponse à votre demande. Si vous avez autorisé un tiers à faire une demande en votre nom, nous demanderons une preuve écrite à ce tiers.
  • Délai limite de réponse - Nous répondrons à toutes vos demandes légitimes sous 1 mois à compter de la date de réception de votre demande. Nous aurons peut-être parfois besoin d'un délai supplémentaire pour traiter votre demande, si elle est particulièrement complexe ou qu'elle fait partie d'une série de demandes. Dans ce cas, nous vous avertirons et vous tiendrons informés de notre progression. Si vous nous faites parvenir votre demande par la Poste plutôt que par email, nous vous recommandons de nous adresser un recommandé afin de vous assurer que nous l'avons bien reçue.

Nous prenons très au sérieux toutes les réclamations relatives à la collecte et au traitement de renseignements à caractère personnel.

Si vous pensez que la collecte ou le traitement de vos informations à caractère personnel sont injustes, trompeurs ou inadaptés, ou pour tout autre demande concernant le traitement de vos données, merci de nous consulter en première instance.

En cas de réclamation, consultez notre responsable de la confidentialité à l'adresse truvox@truvox.com.

Vous pouvez également adresser une réclamation au Bureau du préposé aux informations :

  • en signalant un problème en ligne à l'adresse https://ico.org.uk/concerns
  • en appelant le 0044 (0)303 123 1113
  • Ou en écrivant à l'adresse : Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
Refus du marketing direct

Vous pouvez vous désabonner en suivant les liens dans le corps des messages à visée marketing que nous vous adressons.

Le désabonnement des messages à visée marketing n'affecte pas les données à caractère personnel que vous nous avez communiquées dans le cadre de l'achat d'un produit/service, de l'enregistrement d'un produit en vue de l'activation d'une garantie, d'une expérience produit/service ou d'autres transactions.

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Truvox International Limited n’utilisera vos données personnelles que dans le but de rester en contact avec vous et vous transmettre des informations concernant l’entreprise et ses évolutions. En aucun cas nous ne partagerons vos données personnelles avec un tiers sans votre accord préalable.

Vous pouvez changer d’avis à tout moment et vous désinscrire en utilisant le lien au bas de chaque email que vous recevez ou en nous contactant à marketing@truvox.com.

Nous traiterons vos informations avec le respect qui se doit. Notre politique de confidentialité et termes et conditions sont disponibles sur notre site Web.